Vytvorenie kontingenčnej tabuľky v programe Excel

Excel je výkonná kancelárska aplikácia, ktorá umožňuje vykonávať najkomplikovanejšie výpočtové výpočty, systematizovať informácie, vytvárať analytické výpočty. Bohužiaľ, mnoho užívateľov, nie pochopenie zložitosti programu Excel, používať len ako jednoduchý nástroj pre výpočet, ako je kalkulačka.

V rekordne krátkom čase je možné analyzovať prezentované informácie spolu s číselnými ukazovateľmi, vykonať efektívne rozhodnutia manažmentu na ich základe, pomôcť kontingenčnej tabuľke v programe Excel a ako ju možno ľahko pochopiť pomocou čítania odporúčaní pokročilých používateľov.

Postup na vytvorenie automatického prehľadu

Kontingenčná tabuľka sa vytvorí na základe existujúcej tabuľky ako základu, ktorým môže byť produkt Excel alebo iná databáza.

Ak sa užívateľ rozhodol prejsť počiatočným kurzom, ako vytvoriť kontingenčnú tabuľku v programe Excel, potom je pre neho lepšie praktizovať tabuľkovú verziu vytvorenú touto kancelárskou aplikáciou. Po zvládnutí základov ako vytvoriť kontingenčné tabuľky v Exceli, môžete prejsť na pokročilejšie možnosti, keď sa indikátory získajú načítaním z dokumentov vytvorených úplne odlišnými aplikáciami.

Základné požiadavky

Existuje množstvo povinných požiadaviek, inak nebude súhrnná tabuľka vykonávať úlohy, na ktorých sa užívateľ spolieha.

Hlavnou požiadavkou je, že všetky údaje musia byť zapísané vo forme tabuľky, v hornej časti ktorej je samozrejme vypracovaná hlavička (s názvami uvedených stĺpcov).

Okrem toho by sa mali úplne vylúčiť prázdne riadky a stĺpce. Mimo tabuľky by v riadkoch alebo stĺpcoch priľahlých k použitej ploche nemali byť žiadne poznámky ani cudzie záznamy.

Je žiaduce, aby všetky bunky v tabuľke mali tiež zadané údaje, ak je to možné, mali by sa vyhnúť prázdnym bunkám, pretože to môže nepriaznivo ovplyvniť systematizáciu a následnú analýzu informácií.

V programe Excel často používatelia kombinujú niekoľko buniek. Ak potrebujete vytvoriť súhrnné prehľady, musíte sa takémuto zlúčeniu vyhnúť. Je neprijateľné skryť riadky alebo stĺpce, ktoré podľa názoru používateľa nie sú v tejto situácii dôležité.

Pokyny na vytvorenie

Potom, čo užívateľ splní všetky vyššie uvedené požiadavky, môžete pristúpiť k ďalším krokom, ktoré vám umožnia pochopiť, ako vytvoriť súhrnnú tabuľku v programe Excel.

Najprv musíte nájsť prvú bunku, ktorá sa nachádza bezprostredne pod tabuľkovou hlavičkou a aktivovať ju. K tomu musíte umiestniť kurzor myši na túto bunku a kliknúť na ľavé tlačidlo.

Potom v hlavnom menu prejdite na záložku „Insert“, po ktorej sa objaví jej podmenu, medzi ktorými bude ikona s názvom „Pivot Table“. Kliknutím na ňu aktivujete sprievodcu na vytvorenie súhrnných správ, pomocou ktorých bude oveľa jednoduchšie vytvoriť tabuľkovú analytickú správu.

V zobrazenom dialógovom okne vás tabuľkový editor požiada o analýzu rozsahu, ktorý sa má analyzovať. Sprievodca ho najčastejšie určuje správne, takže nebudú potrebné žiadne zmeny.

Musíte tiež určiť, kde chce používateľ vytvoriť súhrnný prehľad:

  • na tom istom hárku, kde sú hlavné ukazovatele;
  • na nový hárok.

Vo väčšine prípadov sa odporúča uchýliť sa k druhej možnosti, potom nedôjde k nejasnostiam, pretože je ľahšie analyzovať prijaté informácie.

Keď prejdeme na nový hárok, užívateľ tam nájde priestor pre tabuľku, ako aj zoznam platných polí. Po rozhodnutí o tom, ktoré konkrétne indikátory by sa mali analyzovať, by mal užívateľ myšou presúvať vybrané polia v oblastiach „Filter“, „Column“. Týmto spôsobom bude možné vytvoriť stĺpce súhrnnej správy.

Ďalej sú čiary zostavené presne rovnakým spôsobom ťahaním požadovaných polí myšou. Ak existuje niekoľko riadkov, je dôležité určiť, ktoré by mali byť na vrchu a ktoré v dolnej časti. Riadky môžete usporiadať najskôr v rovnakom poradí a pozorovať, aké pohodlné je zobrazenie súhrnných informácií. Ak je ťažké analyzovať údaje na tomto mieste, potom je všetko ľahko opravené - stačí držať určité pole pomocou myši a pohybovať hore alebo dole.

Záverom zostáva, že je potrebné urobiť poslednú oblasť súhrnnej správy o hodnotách. Pole, ktoré je kľúčom k analýze, napríklad celková hmotnosť, celkové množstvo, sa do nej prenesie.

Ak sa všetko robí presne podľa pokynov, v tomto štádiu sa zobrazí analytická správa. Keď sa zistia chyby, stačí vymeniť polia, aktualizovať údaje a tabuľka sa automaticky znova vytvorí.

Použitie súhrnných správ

Užívateľ sa rozhodne vytvoriť kontingenčnú tabuľku, ak je potrebné často sa uchyľovať k analytickým aktivitám. V tejto súvislosti je užitočné vedieť, že tabuľka je vybavená filtrom, ktorý umožňuje systematizovať údaje podľa zadaných kritérií.

Použitie filtra

Je užitočné, aby noví používatelia vedeli, ako aktualizovať kontingenčnú tabuľku v programe Excel a ako vytvoriť dotaz založený na zoskupení údajov.

Aktualizácia údajov v kontingenčnej tabuľke je dôležitá, ak používateľ vykonal nejaké zmeny v hlavnej tabuľke. Ak chcete aktualizovať údaje, mali by ste kliknúť myšou v tabuľkovom priestore a vyvolať ďalšiu ponuku. Je ľahké nájsť položku "Aktualizácia" a výber sa automaticky aktualizuje.

Použitie filtra v súhrnných správach je tiež veľmi dôležité. Veľmi často sa zaznamenávajú denné údaje zamestnancov a zamestnanec zodpovedný za analytické správy musí analyzovať údaje za štvrťrok alebo polrok.

Len na vyriešenie tohto problému pomáha filter. Opäť nie je potrebné nič zložité. Stačí kliknúť myšou na ľubovoľný dátum (kliknite pravým tlačidlom myši), v kontextovom menu vyberte položku „Group“ a potom dialógové okno, v ktorom môžete definovať prijateľné metódy zoskupovania. Potom bude tabuľka automaticky prestavaná, výrazne zmenšená, a preto bude oveľa ľahšie analyzovať údaje.

Takže je jednoduché vytvoriť kontingenčné tabuľky, ak najprv praktizujete na jednoduchom stole, dodržiavate všetky požiadavky a zadávate správne údaje. Po zvládnutí týchto zručností užívateľ veľmi rýchlo pocíti výhody, pretože údaje budú analyzované v krátkom časovom období spolu s absolútnou presnosťou.